การบริหารธุรกิจ คืออะไร

จากความเดิมตอน ซอฟแวร์ ERP มีไว้ทำอะไร กล่าวถึง นิยามของ ERP ไว้ว่า

ถ้าจะให้นิยาม ERP แบบเรียบง่ายที่สุดคือ  ซอฟท์แวร์ที่สร้างแนวทางบริหารจัดการธุรกิจ วางกรอบขั้นตอนธุรกิจที่มาตรฐาน ในทุกกระบวนการ ตั้งแต่  HR, Sales, Purchase, Stock, Manufactoring และอื่นๆ เท่าที่ธุรกิจมาตรฐานจะมีได้ เรียกได้ว่า คลอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบ

นิยามนี้ พาเรากลับมาที่จุดเริ่มต้น ให้ลองหาคำอธิบายว่า  แล้ว การบริหารธุรกิจ ที่ว่าเนี่ย คืออะไร คนเป็นนักธุรกิจ เจ้าของกิจการ เขาต้องทำอะไรกันบ้าง แต่ละอย่างที่ทำ นั้นทำไปเพื่ออะไร

หากจะสรุปว่า การทำธุรกิจ คือ การทำเงิน ทำกำไร ก็รู้สึกจะกำปั้นทุบดินจนเกินไป เพราะหากมองให้ลึกลงไป ถึงเหตุที่ทำให้มีธุรกิจใดๆ เกิดขึ้นมาบนโลก ก็อาจพูดได้ว่า เพราะมนุษย์ ไม่สามารถอยู่รอดได้เพียงลำพัง และทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง การเกื้อกูลแลกเปลี่ยนเพื่อตอบโจทย์กันและกันจึงเป็นสิ่งจำเป็นต่อการอยู่รอด การนำข้าวมาแลกเกลือ หรือนำเงินไปแลกกับการบริการ ก็จัดได้ว่าเป็นธุรกิจทั้งคู่ เพียงแต่ว่า ในโลกของทุนนิยมนั้น ตัวกลางที่ตกลงใช้ในการแลกเปลี่ยนสิ่งของหรือบริการใดๆ ก็คือเงินนั่นเอง (currencies)

นักธุรกิจ หรือเจ้าของกิจการใดๆ ก็เป็นเพียงผู้ที่มองเห็น ว่าใครบางกลุ่ม(customer target) ยังขาดอะไรบางอย่างที่ต้องการการเติมเต็ม(มี demand) จึงเสนอตัวเข้ามาเติมเต็มความต้องการนั้น (supply หรือ fill gaps) โดยตั้งสนนราคาค่าตอบแทนไว้แลกเปลี่ยน

และแน่นอนว่าสิ่งที่เจ้าของธุรกิจ สร้างหรือหามาเติมเต็มความต้องการลูกค้านั้น ก็ไม่ได้มาจากการหยิบฉวยหรือเสกจากอากาศมาได้ หากแต่จะก็ต้องมีการลงทุน ลงเวลา ลงแรง เรียนรู้ผิดถูก ทำซ้ำ ทำใหม่ เพื่อให้ได้คุณภาพที่ดีพอที่ลูกค้าจะจ่าย และให้เกิดผลกำไรที่งอกเงย และขั้นตอนระหว่างทางเหล่านี้ล่ะ ที่เป็นกิจกรรม หรือกระบวนการอะไรต่อมิอะไร ที่เจ้าของธุรกิจต้องทำต่อเนื่องกันไป และส่ิงที่ต้องทดไว้ในใจตลอดคือการควบคุมและออกแบบให้ ต้นทุน ทรัพยากร อุปกรณ์ เครื่องจักรกล ศักยภาพคนทำงาน เวลา และคุณภาพ ผสมผสานกันให้ลงตัว ราบรื่น และก่อกำไรได้สูงที่สุด

Screen Shot 2559-01-31 at 8.24.53 PM

ซอฟแวร์ ERP มีไว้ทำอะไร

เชื่อไหมว่า ก่อนที่จะมาทำงานตรงนี้ ดิฉันก็แทบไม่รู้คำตอบของคำถามนี้เหมือนกัน 🙂

ขอเล่าเรื่องนี้ให้ฟังดีกว่า

พอทำงานระยะหนึ่ง เราจะได้เห็นเพื่อนที่ร่ำเรียนมาด้วยกัน เติบโตได้ดิบได้ดี มีตำแหน่งรับผิดชอบดูแลศักยภาพขององค์กร อยู่หลายคน

ไม่กี่วันก่อน หนึ่งในนั้น ก็มาปรึกษาว่า ตอนนี้กระบวนการทำงานแต่ละแผนกที่บริษัทยุ่งเหยิงมาก ฝั่งเซลส์จะออก Quotaion แต่ละที ก็ทำใน spreadsheet พอจะกลับมาหาก็ต้องรื้อค้น หยิบผิดหยิบถูก พอขายไปแล้ว ฝ่ายส่งของ ก็ส่งตกๆหล่นๆ ยากที่จะ Track ว่าส่งไปแล้วหรือยังไม่ได้ส่ง ยิ่งพอมีเงื่อนไขพิเศษ ตามคำขอลูกค้า ยิ่งทำให้ทุกอย่างยากขึ้น พอถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้ ลูกค้าเคยเปลี่ยนที่อยู่ไว้แล้ว แต่ก็ไปหยิบ spreadsheet เก่าที่ใช้ที่อยู่เดิมแล้วลืม แก้ไม่ครบ ลูกค้าตีกลับมาใหม่ เหนื่อยทั้งคนขาย มีความไม่พอใจของลูกค้ากับความน่าเชื่อถือของบริษัทเป็นเดิมพัน ส่วนเรื่องสต๊อกนี่ลืมไปได้เลยว่ามีทุนจมอยู่เท่าไหร่

ลองนึกภาพว่าหากคุณเป็นลูกค้าของบริษัทนี้ ได้รับของที่ส่งไม่ครบ ใบแจ้งหนี้ออกผิด แก้รอบหนึ่งส่งมา เปลี่ยนที่ผิดไปอีกจุดหนึ่งบ่อยๆ คุณจะรู้สึกอย่างไร

และถ้าสมมติว่ามีบริษัทอื่นทำธุรกิจเดียวกัน ขายสินค้าที่ราคาใกล้เคียงกัน แต่กระบวนการทำงานกระชับฉับไวไม่ติดขัด คุณจะเลือกซื้อกับเจ้าไหน

เป็นเรื่องธรรมดา ที่มนุษย์กับความพลั้งเผลอเป็นของคู่กัน ความผิดพลาดจึงเกิดได้เสมอในทุกขั้นตอนทำงาน แต่สำหรับธุรกิจที่เวลาเทียบได้เป็นเงินเป็นทองแล้ว ยิ่งค้าขายได้เร็ว และถูกต้องเท่าไหร่ โอกาสสร้างกำไรก็มากขึ้นเท่านั้น

นี่แหละ คือ จุดที่คนเริ่มมองหา ERP มาช่วยส่งเสริมศักยภาพในธุรกิจ

แล้ว ERP ที่ว่า คืออะไรกันแน่?

ถ้าจะให้นิยาม ERP แบบเรียบง่ายที่สุดคือ  ซอฟท์แวร์ที่สร้างแนวทางบริหารจัดการธุรกิจ วางกรอบขั้นตอนธุรกิจที่มาตรฐาน ในทุกกระบวนการ ตั้งแต่  HR, Sales, Purchase, Stock, Manufactoring และอื่นๆ เท่าที่ธุรกิจมาตรฐานจะมีได้ เรียกได้ว่า คลอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบ

แล้ว ERP ให้อะไรล่ะ?

แน่นอนว่าการที่องค์กรใดๆ จะลงทุน ลงแรง ใน ERP ไปใช้ ต้องแน่ใจก่อนว่า มันให้ประโยชน์อะไรได้บ้าง

ขอตัวอย่างคลาสสิก ต้องเริ่มจากคำถามที่ว่า ในแต่ละวันที่ผ่านไปของธุรกิจซื้อขาย คุณรู้หรือไม่ว่า

  • คุณขายอะไรให้ใครได้เท่าไหร่ คุณควรต่อยอดส่งเสริมการขายกับลูกค้ารายไหนดี

  • อะไรคือสินค้าตัวเจ๋งของคุณ ร้านสาขาไหนขายอะไรได้ดี สินค้าอะไรต้องสต๊อกไว้เยอะๆ ให้ทันใจลูกค้า สินค้าอะไรขายยาก ทุนจม ซื้อครั้งเดียวก็เพียงพอแล้ว

  • ภายในเดือนนี้คุณจะมีรายรับที่เรียกเก็บตามใบแจ้งหนี้เท่าไหร่ คุณหมุนเงินอย่างไรได้บ้าง

วิธีการที่ธุรกิจของคุณใช้อยู่ในปัจจุบัน สามารถให้คำตอบเหล่านี้กับคุณอยู่แล้วหรือไม่

หากคุณสามารถเห็นข้อมูลความเป็นไปของธุรกิจได้อย่างชัดเจน เห็นแนวโน้ม ส่วนได้ ส่วนเสีย ส่วนเสี่ยง ของธุรกิจตัวเอง คุณจะตัดสินใจอะไรๆ ได้ดีขึ้นแค่ไหนสิ่งนึงที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือ ERP ไม่ได้ช่วยแค่ผู้บริหารเท่านั้น แต่ยังให้ความชัดเจนของขั้นตอนทำงานกับพนักงานให้เป็นระบบระเบียบ แต่ละวันพนักงานในองค์กร ก็มีหน้าที่ทำตามขั้นตอนที่วางไว้ แล้วให้ ERP ช่วยเก็บข้อมูลการดำเนินงานให้ ลดการผิดพลาด ตอบโจทย์ลูกค้าได้ทันท่วงที

การลงทุน ลงแรงในช่วงแรกๆ จะไม่เสียเปล่าเลย หากผลของมันคือ โอกาสในการบริหารธุรกิจที่ดีกว่าที่เคยเป็นมา