การบันทึก Advance & Clearing บน odoo

Source Code: https://github.com/OCA/hr/tree/12.0/hr_expense_advance_clearing

เราได้เรียนรู้เกี่ยว HR Expense กันมาบ้างแล้ว Expense ปกติหมายถึงการที่พนักงานได้ออกเงินส่วนตัวไปล่วงหน้าเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการบางอย่าง หลังจากนั้นจึงกลับมาเบิกเงิน (reimburse) กับบริษัทคืน

แต่ในบางครั้งบางบริษัทอาจมีนโยบายให้พนักงานสามารถยืมเงินไปก่อนล่วงหน้าได้ (Advance) และพนักงานจะสามารถนำเงินนั้นๆไปซื้อสินค้าหรือบริการก่อน แล้วจึงนำหลักฐานการซื้อสินค้าบริการมาบันทึกการใช้เงิน (Clear Advance) ภายหลัง ซึ่งจะเป็นการสะดวกพนักงานที่ไม่ต้องสำรองเงินไปก่อน

เราเรียกขั้นตอนนี้ว่า ยืมเงินล่วงหน้า (Advance) และการคืนเงินยืม (Clearing) โดยจะมีการเกิดขึ้นได้ใน 3 กรณี

1. ยืมแล้วใช้หมดพอดี (Advance = Clearing)
2. ยืมแล้วใช้เกิน บริษัทต้องทำจ่ายให้พนักงานเพิ่ม (Advance < Clearing)
3. ยืมแล้วใช้ไม่ถึง บริษัทต้องรับเงินคืนจากพนักงาน (Advance > Clearing)

Menu > Expense > My Expense

Case 1 : Advance = Clearing

เลือกว่าเป็น Employee Advance ระบบจะเลือก Product ให้อัตโนมัติ ใส่จำนวนเงิน เช่น 1,000 บาท

กดปุ่ม Save > Create Report > Submit to Manager > Approve > Post Journal Entries

ตอนนี้ Expense Report จะเปลี่ยนเป็นสถานะ Posted แล้ว และจะแสดง Amount Remaining = 1,000 บาทซึ่งเป็นยอดคงเหลือของเงินยืม

จากนั้นทางบัญชีจะทำการ Register Payment เพื่อจ่ายเงินออกให้กับพนักงานเป็นจำนวน 1,000 บาท สถานะเปลี่ยนเป็น Paid พร้อมกับมีปุ่มใหม่เกิดขึ้น 2 ปุ่ม คือ Clear Advance และ Return Advance

ในกรณีนี้เราต้องการ Clear Advance โดยการบอกต่อไปว่าเราต้องการเคลียร์เพื่อการใช้จ่ายอะไร เช่นกรณีนี้ต้องจ่ายค่าตั๋วเครื่องบินเป็นเงิน 1,000 บาท

Expense Report ที่สร้างขึ้นนี้จะมีการอ้างถึง Advance Expense Report ก่อนหน้าที่ช่อง Clear Advance ให้โดยอัตโนมัติ หลังจากพนักงานกรอก Expense เรียบร้อยให้กดปุ่ม Save > Submit to Manager > Approve > Post Journal Entries ตามปกติ

จะสังเกตุว่า ตอนนี้ Advance Remaining ได้ถูก Clear เรียบร้อยแล้ว และสถานะเป็น Paid โดยที่ไม่ต้องมีการทำจ่าย เพราะระบบหักล้างเงินคืนกับเงินที่ยืมไปก่อนหน้า

Case 2: Advance < Clearing กรณีนี้จะคล้ายกับกรณีก่อนหน้า แต่ต่างกันตรงที่ในจังหวะการเคลียร์เงินตอนท้าย พนักงานซื้อตั๋วเครื่องบินเกินที่ยืมไว้ เช่น 1,200 บาท ดังนั้นในตอนที่มีการ Post Journal Entries แล้วยังต้องมีการจ่ายเงินเพิ่ม (Register Payment) เติมอีก 200 บาท สถานะจึงจะเปลี่ยนเป็น Paid

1. สร้างและอนุมัติ Advance Expense 1,000
2. จากหน้า Advance Expense กดปุ่ม Clear Advance เพื่อสร้าง Clear Advance Expense
3. จากหน้า Clear Advance Expense ทำการเคลียร์ 1,200 สถานะจะยังไม่เปลี่ยนเป็น Paid
4. กดปุ่ม Register Payment ด้วยจำนวน 200 ที่เหลือ สถานะจะเปลี่ยนเป็น Paid

Case 3: Advance > Clearing กรณีที่พนักงานใช้เงินไม่ถึงยอดที่เบิกล่วงหน้า เช่น เบิกเงินไป 1,000 แต่ได้ใช้ไปแค่ 700 บาท พนักงานจะกลับมาทำ Clear Advance 700 บาทและ Return Advance อีก 300 บาทที่เหลือ

1. สร้างและอนุมัติ Advance Expense 1,000
2. จากหน้า Advance Expense กดปุ่ม Clear Advance เพื่อสร้าง Clear Advance Expense
3. จากหน้า Clear Advance Expense ทำการเคลียร์ 700 สถานะจะเปลี่ยนเป็น Paid แต่จะยังมี Advance Remaining เหลืออีก 300
4. กลับไปที่หน้า Advance Expense กดปุ่ม Return Advance ด้วยจำนวน 300 ที่เหลือ Amount Remaining จะเปลี่ยนเป็น 0

by Kitti U.