ROI of Open Source ERP

การทำ Software Selection เป็นขั้นตอนที่สำคัญ และERP ก็เป็นซอฟท์แวร์ทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและละเอียดอ่อน แต่ละธุรกิจไม่ว่าเล็กหรือใหญ่มักมีความต้องการเฉพาะตัวและเหมาะสมกับ ERP แตกต่างกันไป ROI หรือ Return on Investment เป็นตัวช่วยที่สำคัญตัวหนึ่งที่นำมาพิจารณาในการทำ Software Selection เพื่อหาความคุ้มค่าในการลงทุน

จุดประสงค์

จุดประสงค์ของบทความนี้เพื่อตอบโจทย์ 2 ข้อ

1. Open Source ERP เป็นทางเลือกที่เหมาะสมหรือไม่ เมื่อเปรียบเทียบกับซอฟท์แวร์ Licensed ERP ที่มีอยู่มากมายในปัจจุบัน
2. ROI ของการเลือก Open Source ERP เมื่อเทียบกับ Licensed ERP เป็นอย่างไร

สมมติฐาน

บริษัทแห่งหนึ่งมีทั้งการผลิตและการจัดจำหน่าย มีความต้องการที่จะ

1. เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน
2. เพิ่มความสามารถในการมองภาพรวมและตรวจสอบการทำงาน
3. เพิ่มความถูกต้องของการทำงานของพนักงาน

ระบบ IT สำหรับคลังสินค้าและการผลิตที่มีอยู่ใช้งานมากว่า 14 ปีแล้ว และผู้บริหารส่วนหนึ่งเห็นว่า ถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนระบบให้ทันสมัยขึ้น เหตุผลหลักที่ทำให้ผู้บริหารต้องตัดสินใจก็คือการที่แผนก IT ไม่สามารถให้คำตอบกับความต้องการทางด้านกลยุทธ์ใหม่ๆที่เกิดขึ้น

บริษัทมีการผลิตและการจัดจำหน่ายอยู่ใน 4 ประเทศ รับคำสั่งซื้อสินค้าจากทั่วโลกผ่านทางเว็บไซต์ การขายและการจำหน่ายตรง บริษัทมีพนักงานทั้งหมดประมาณ 1,000 กว่าคน และมีรายได้ประมาณ 10,000 ล้านบาทต่อปี

ข้อสรุป

คณะทำงานได้ตัดสินใจว่าจะต้องลงทุนในระบบใหม่ซึ่งจะประกอบไปด้วย

1. ERP – Enterprise Resource Planning
2. Webstore
3. BI – Business Intelligence

โดยระบบ ERP จะถูกใช้กับกระบวนการจัดการหลังบ้านต่างๆเช่น บัญชี คลัง การผลิต และคู่ค้า พร้อมๆ กับระบบ ERP ทางบริษัทต้องการ Webstore เพื่อรองรับการค้าจาก เอเชีย อเมริกา และยุโรป บริษัทยังต้องการระบบ BI เพื่อความสะดวกในการรวมข้อมูลจากทุกๆ ส่วนและออกรายงานรวมในลักษณะที่เหมาะสมกับการตัดสินใจทางธุรกิจ

หัวข้อพิจารณา ROI

การประเมิน ROI เป็นงานที่ซับซ้อนและขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ทางธุรกิจซึ่งจะแตกต่างกันไปในแต่ละที่ ด้านล่างเป็นตัวอย่างของหัวข้อส่วนหนึ่งที่ถูกนำมาพิจารณาของคณะทำงานนี้ เช่น

• เราตั้งเป้ายอดขายเป็น 30,000 ล้านบาทต่อปีภายใน 5 ปี
• การลงทุนส่วนใหญ่จะอยู่ที่การเจาะตลาดหาลูกค้าใหม่
• เราเข้าใจว่าการเติบโตแบบก้าวกระโดดต้องการเงินลงทุนด้านระบบที่เพิ่มขึ้น

เมื่อเริ่มศึกษา คณะทำงานรู้สึกตื่นเต้นเมื่อได้พบว่าสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมีความละม้ายคล้ายกับกรณีศึกษาหนึ่งของ Microsoft Dynamics AX

Microsoft vs. SAP vs. OpenERP/ADempiere – Company’s Perspective

จากกรณีศึกษาของ Kapstone Microsoft Dynamics AX case study ได้แสดงว่าทำไม Kapstone ซึ่งใช้ Dynamic สามารถประหยัดได้ถึงกว่า $320,000 ต่อปีหรือประมาณ 10 ล้านบาท เมื่อเทียบกับ SAP (Dynamics: $2.4K/user/yr เทียบกับ SAP $5.5K/user/yr)

เพื่ออ้างถึง Open Source ERP เราได้เพิ่ม OpenERP/ADempiere ใน Column ที่ 3 เพื่อเปรียบเทียบ โดยใช้สมมติฐาน ค่าบริการเท่ากัน แตกต่างที่ไม่มีค่า License ($0/user/yr)

จากเอกสารอ้างอิง spreadsheet calculation ให้ผลลัพธ์ตามตารางด้านล่าง

	SAP	Microsoft	OpenERP/ADempiere
Annual Per User Cost	$5,537.00	$2,371.00	$0.00
Summed Yearly Cost	$553,700.00	$237,100.00	$0.00
Go-Live Vendor Services	$250,000.00	$250,000.00	$250,000.00
Yearly Vendor Services	$130,000.00	$130,000.00	$130,000.00
TCO across 5 Years	$3,668,500.00	$2,085,500.00	$900,000.00
% TCO	100%	57%	25%

จากกรณีศึกษาและตารางเปรียบเทียบนี้ ทางบริษัทอาจได้ข้อสรุปว่า ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดได้จาก OpenERP หรือ ADempiere มีความน่าสนใจเพียงพอที่จะทำการศึกษาถึงจุดแข็งและจุดอ่อน หรือบริษัทอาจจะลองมอง OpenERP หรือ ADempiere เป็นหนึ่งใน Top 3 ของทางเลือกตั้งต้น ก็เป็นได้

ข้อดีที่เสริม ROI ของ Open Source ERP

1. ERP Commoditization:  Open Source ERP อย่าง OpenERP/ADempiere มีความสามารถส่วนใหญ่ที่ ERP ดีๆ พึงมีอยู่แล้ว
2. All hands on: เราต้องการให้พนักงานทุกคนสามารถใช้ระบบได้ เราผิดหวังที่รู้ว่า Kapstone ซื้อเพียง 120 lincense สำหรับพนักงาน 1,000 คน คนส่วนใหญ่ขององค์กรมีส่วนในการใช้ระบบและเราต้องการให้พนักงานมีชื่ออยู่ในระบบให้มากที่สุด
3. Ownership: กระบวนการทำงานและมาตรฐานการผลิตต่างๆ ล้วนเป็นต้นทางความได้เปรียบในการแข่งขันและมีส่วนโดยตรงกับผลงานที่เราทำให้กับลูกค้า เราเชื่อว่า การวางมาตรฐานของเราให้กับระบบที่เราเป็นเจ้าของ 100% ถือเป็นการเพิ่มมูลค่าสินทรัพย์ให้แก่องค์กร
4. Ability to Customize: นอกจากที่เราสามารถแก้ไขปรับปรุงระบบโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในส่วน Development License เรายังทำได้โดยไม่ต้องขออนุญาตหรือตรวจสอบจาก Dynamics หรือ SAP จากประสบการณ์เราพบว่าไม่มี ERP ตัวใดที่จะทำงานได้ตรงตามที่ธุรกิจต้องการ 100% จะต้องมีการปรับแต่งระบบไม่มากก็น้อย และจากประสบการณ์อีกเช่นกัน เราพบว่า บางคร้้งการปรับแต่งเพียงเล็กน้อยสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงานและคนทำงานได้เป็น 10 เท่า เช่น การทำงานบางอย่างให้เป็นอัตโนมัติ หรือ การเพิ่มฟิลด์ข้อมูลสำคัญบางหน้าต่าง เป็นต้น
5. Discounted Totals: เชื่อว่าข้อมูลค่าใช้จ่ายในตารางที่ได้มาเป้นแบบ best-case scenario แล้ว กรณีศึกษาให้ข้อมูลน้อยมากเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายซ่อนเร้นอื่นๆ ดังนั้นเราเชื่อว่า TCO จะสูงกว่าที่เห็นในตารางด้านบน ซึ่งเราแน่ใจว่าสำหรับ Open Source ERP จะไม่มีค่าใช้จ่ายซ่อนเร้นอื่นๆ นอกเหนือจากค่าบริการจริงๆ
6. Licensing Expert: จากประสบการณ์ที่ผ่านมา การใช้งาน Licensed ERP เราอาจต้องเพิ่มคนทำงานที่เกี่ยวกับ Licensing เพื่อการจัดการ Licenses การต่อรองราคา การตรวจสอบภายใน ซึ่งทั้งหมดนี้ไม่ต้องการใน Open Source ERP

ข้อเสียที่ลด ROI ของ Open Source ERP

1. Missing features: เชื่อว่าทั้ง SAP และ Dynamics อาจมีความสามารถชั้นสูงบางอย่างที่ยังไม่มีใน Open Source ERP จำต้องมีการศึกษาอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่า Open Source ERP อย่าง OpenERP/ADempiere ตอบโจทย์ทั้งทางธุรกิจและทางเทคนิค
2. Fewer Support Resources: SAP และ Dynamics ด้วยความที่อยู่ในตลาดมานานและมีชื่อเสียงกว่า การหาคนที่มีความรู้ในการวางระบบน่าจะหาได้ไม่ยากเมื่อเทียบกับ OpenERP/ADempiere
3. Connector Availability: SAP และ Dynamics น่าจะมี Plug-ins เสริม (aftermarket plug-in for sales) สำหรับเชื่อมต่อให้เลือกใช้มากกว่าของ Open Source ERP

บทสรุป Open Source ERP

ด้วยผลตอบแทนการลงทุนที่เพิ่มขึ้น $1-2M มีผลให้การตัดสินใจนำ Open Source ERP เข้าเป็นหนึ่งในทางเลือกต่อไป และเราเชื่อว่า หากแม้ OpenERP/ADempiere ถูกเลือกเป็นอันดับ 2 ก็ยังคงมีประโยชน์กับบริษัทในแง่การต่อรองราคากับบริษัทผู้ขาย Licensed ERP เพื่อให้ได้ TCO ที่ดีที่สุด และถ้า Open Source ERP พิสูจน์ว่าคุ้มค่าที่สุดสำหรับการลงทุนเพื่อการเปลี่ยนแปลง เราเชื่อว่า Open Source ERP อย่าง OpenERP/ADempiere สามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องที่คุ้มค่าให้กับบริษัท

Credit: http://www.chuckboecking.com/blog/bid/182005/ADempiere-Open-Source-ERP-ROI