ROI of Open Source ERP
การทำ Software Selection เป็นขั้นตอนที่สำคัญ และERP ก็เป็นซอฟท์แวร์ทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและละเอียดอ่อน แต่ละธุรกิจไม่ว่าเล็กหรือใหญ่มักมีความต้องการเฉพาะตัวและเหมาะสมกับ ERP แตกต่างกันไป ROI หรือ Return on Investment เป็นตัวช่วยที่สำคัญตัวหนึ่งที่นำมาพิจารณาในการทำ Software Selection เพื่อหาความคุ้มค่าในการลงทุน
จุดประสงค์
จุดประสงค์ของบทความนี้เพื่อตอบโจทย์ 2 ข้อ
- Open Source ERP เป็นทางเลือกที่เหมาะสมหรือไม่ เมื่อเปรียบเทียบกับซอฟท์แวร์ Licensed ERP ที่มีอยู่มากมายในปัจจุบัน
- ROI ของการเลือก Open Source ERP เมื่อเทียบกับ Licensed ERP เป็นอย่างไร
สมมติฐาน
บริษัทแห่งหนึ่งมีทั้งการผลิตและการจัดจำหน่าย มีความต้องการที่จะ
- เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน
- เพิ่มความสามารถในการมองภาพรวมและตรวจสอบการทำงาน
- เพิ่มความถูกต้องของการทำงานของพนักงาน
ระบบ IT สำหรับคลังสินค้าและการผลิตที่มีอยู่ใช้งานมากว่า 14 ปีแล้ว และผู้บริหารส่วนหนึ่งเห็นว่า ถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนระบบให้ทันสมัยขึ้น เหตุผลหลักที่ทำให้ผู้บริหารต้องตัดสินใจก็คือการที่แผนก IT ไม่สามารถให้คำตอบกับความต้องการทางด้านกลยุทธ์ใหม่ๆที่เกิดขึ้น
บริษัทมีการผลิตและการจัดจำหน่ายอยู่ใน 4 ประเทศ รับคำสั่งซื้อสินค้าจากทั่วโลกผ่านทางเว็บไซต์ การขายและการจำหน่ายตรง บริษัทมีพนักงานทั้งหมดประมาณ 1,000 กว่าคน และมีรายได้ประมาณ 10,000 ล้านบาทต่อปี
ข้อสรุป
คณะทำงานได้ตัดสินใจว่าจะต้องลงทุนในระบบใหม่ซึ่งจะประกอบไปด้วย
- ERP – Enterprise Resource Planning
- Webstore
- BI – Business Intelligence
โดยระบบ ERP จะถูกใช้กับกระบวนการจัดการหลังบ้านต่างๆเช่น บัญชี คลัง การผลิต และคู่ค้า พร้อมๆ กับระบบ ERP ทางบริษัทต้องการ Webstore เพื่อรองรับการค้าจาก เอเชีย อเมริกา และยุโรป บริษัทยังต้องการระบบ BI เพื่อความสะดวกในการรวมข้อมูลจากทุกๆ ส่วนและออกรายงานรวมในลักษณะที่เหมาะสมกับการตัดสินใจทางธุรกิจ
หัวข้อพิจารณา ROI
การประเมิน ROI เป็นงานที่ซับซ้อนและขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ทางธุรกิจซึ่งจะแตกต่างกันไปในแต่ละที่ ด้านล่างเป็นตัวอย่างของหัวข้อส่วนหนึ่งที่ถูกนำมาพิจารณาของคณะทำงานนี้ เช่น
- เราตั้งเป้ายอดขายเป็น 30,000 ล้านบาทต่อปีภายใน 5 ปี
- การลงทุนส่วนใหญ่จะอยู่ที่การเจาะตลาดหาลูกค้าใหม่
- เราเข้าใจว่าการเติบโตแบบก้าวกระโดดต้องการเงินลงทุนด้านระบบที่เพิ่มขึ้น
เมื่อเริ่มศึกษา คณะทำงานรู้สึกตื่นเต้นเมื่อได้พบว่าสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมีความละม้ายคล้ายกับกรณีศึกษาหนึ่งของ Microsoft Dynamics AX
Microsoft vs. SAP vs. OpenERP/ADempiere – Company’s Perspective
จากกรณีศึกษาของ Kapstone Microsoft Dynamics AX case study ได้แสดงว่าทำไม Kapstone ซึ่งใช้ Dynamic สามารถประหยัดได้ถึงกว่า $320,000 ต่อปีหรือประมาณ 10 ล้านบาท เมื่อเทียบกับ SAP (Dynamics: $2.4K/user/yr เทียบกับ SAP $5.5K/user/yr)
เพื่ออ้างถึง Open Source ERP เราได้เพิ่ม OpenERP/ADempiere ใน Column ที่ 3 เพื่อเปรียบเทียบ โดยใช้สมมติฐาน ค่าบริการเท่ากัน แตกต่างที่ไม่มีค่า License ($0/user/yr)
จากเอกสารอ้างอิง spreadsheet calculation ให้ผลลัพธ์ตามตารางด้านล่าง
SAP | Microsoft | OpenERP/ADempiere | |
Annual Per User Cost | $5,537.00 | $2,371.00 | $0.00 |
Summed Yearly Cost | $553,700.00 | $237,100.00 | $0.00 |
Go-Live Vendor Services | $250,000.00 | $250,000.00 | $250,000.00 |
Yearly Vendor Services | $130,000.00 | $130,000.00 | $130,000.00 |
TCO across 5 Years | $3,668,500.00 | $2,085,500.00 | $900,000.00 |
% TCO | 100% | 57% | 25% |
จากกรณีศึกษาและตารางเปรียบเทียบนี้ ทางบริษัทอาจได้ข้อสรุปว่า ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดได้จาก OpenERP หรือ ADempiere มีความน่าสนใจเพียงพอที่จะทำการศึกษาถึงจุดแข็งและจุดอ่อน หรือบริษัทอาจจะลองมอง OpenERP หรือ ADempiere เป็นหนึ่งใน Top 3 ของทางเลือกตั้งต้น ก็เป็นได้
ข้อดีที่เสริม ROI ของ Open Source ERP
- ERP Commoditization: Open Source ERP อย่าง OpenERP/ADempiere มีความสามารถส่วนใหญ่ที่ ERP ดีๆ พึงมีอยู่แล้ว
- All hands on: เราต้องการให้พนักงานทุกคนสามารถใช้ระบบได้ เราผิดหวังที่รู้ว่า Kapstone ซื้อเพียง 120 lincense สำหรับพนักงาน 1,000 คน คนส่วนใหญ่ขององค์กรมีส่วนในการใช้ระบบและเราต้องการให้พนักงานมีชื่ออยู่ในระบบให้มากที่สุด
- Ownership: กระบวนการทำงานและมาตรฐานการผลิตต่างๆ ล้วนเป็นต้นทางความได้เปรียบในการแข่งขันและมีส่วนโดยตรงกับผลงานที่เราทำให้กับลูกค้า เราเชื่อว่า การวางมาตรฐานของเราให้กับระบบที่เราเป็นเจ้าของ 100% ถือเป็นการเพิ่มมูลค่าสินทรัพย์ให้แก่องค์กร
- Ability to Customize: นอกจากที่เราสามารถแก้ไขปรับปรุงระบบโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในส่วน Development License เรายังทำได้โดยไม่ต้องขออนุญาตหรือตรวจสอบจาก Dynamics หรือ SAP จากประสบการณ์เราพบว่าไม่มี ERP ตัวใดที่จะทำงานได้ตรงตามที่ธุรกิจต้องการ 100% จะต้องมีการปรับแต่งระบบไม่มากก็น้อย และจากประสบการณ์อีกเช่นกัน เราพบว่า บางคร้้งการปรับแต่งเพียงเล็กน้อยสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงานและคนทำงานได้เป็น 10 เท่า เช่น การทำงานบางอย่างให้เป็นอัตโนมัติ หรือ การเพิ่มฟิลด์ข้อมูลสำคัญบางหน้าต่าง เป็นต้น
- Discounted Totals: เชื่อว่าข้อมูลค่าใช้จ่ายในตารางที่ได้มาเป้นแบบ best-case scenario แล้ว กรณีศึกษาให้ข้อมูลน้อยมากเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายซ่อนเร้นอื่นๆ ดังนั้นเราเชื่อว่า TCO จะสูงกว่าที่เห็นในตารางด้านบน ซึ่งเราแน่ใจว่าสำหรับ Open Source ERP จะไม่มีค่าใช้จ่ายซ่อนเร้นอื่นๆ นอกเหนือจากค่าบริการจริงๆ
- Licensing Expert: จากประสบการณ์ที่ผ่านมา การใช้งาน Licensed ERP เราอาจต้องเพิ่มคนทำงานที่เกี่ยวกับ Licensing เพื่อการจัดการ Licenses การต่อรองราคา การตรวจสอบภายใน ซึ่งทั้งหมดนี้ไม่ต้องการใน Open Source ERP
ข้อเสียที่ลด ROI ของ Open Source ERP
- Missing features: เชื่อว่าทั้ง SAP และ Dynamics อาจมีความสามารถชั้นสูงบางอย่างที่ยังไม่มีใน Open Source ERP จำต้องมีการศึกษาอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่า Open Source ERP อย่าง OpenERP/ADempiere ตอบโจทย์ทั้งทางธุรกิจและทางเทคนิค
- Fewer Support Resources: SAP และ Dynamics ด้วยความที่อยู่ในตลาดมานานและมีชื่อเสียงกว่า การหาคนที่มีความรู้ในการวางระบบน่าจะหาได้ไม่ยากเมื่อเทียบกับ OpenERP/ADempiere
- Connector Availability: SAP และ Dynamics น่าจะมี Plug-ins เสริม (aftermarket plug-in for sales) สำหรับเชื่อมต่อให้เลือกใช้มากกว่าของ Open Source ERP
บทสรุป Open Source ERP
ด้วยผลตอบแทนการลงทุนที่เพิ่มขึ้น $1-2M มีผลให้การตัดสินใจนำ Open Source ERP เข้าเป็นหนึ่งในทางเลือกต่อไป และเราเชื่อว่า หากแม้ OpenERP/ADempiere ถูกเลือกเป็นอันดับ 2 ก็ยังคงมีประโยชน์กับบริษัทในแง่การต่อรองราคากับบริษัทผู้ขาย Licensed ERP เพื่อให้ได้ TCO ที่ดีที่สุด และถ้า Open Source ERP พิสูจน์ว่าคุ้มค่าที่สุดสำหรับการลงทุนเพื่อการเปลี่ยนแปลง เราเชื่อว่า Open Source ERP อย่าง OpenERP/ADempiere สามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องที่คุ้มค่าให้กับบริษัท
Credit: http://www.chuckboecking.com/blog/bid/182005/ADempiere-Open-Source-ERP-ROI