Deposit Invoicing สำหรับ ERPNext

อันที่จริงใน ERPNext มีวิธีการจ่ายเงินล่วงหน้าอยู่แล้ว เรียกว่า Advance Payment. แต่สิ่งที่ต้องการในไทยยังไม่ตรงซะทีเดียว ก่อนเราจะไปพูดถึงเงินมัดจำแบบไทยๆ ผมจะขออธิบายวิธีการจ่ายเงินล่วงหน้าหรือ Advance Payment ก่อน หลังจากนั้นจึงจะพูดถึงเงินมัดจำแบบที่เราต้องการหรือ Deposit Invoice

วิธีการการชำระเงินล่วงหน้าใน ERPNext

ใน ERPNext ฟีเจอร์การชำระเงินล่วงหน้าอนุญาตให้ผู้ใช้ชำระ (หรือรับ) ชำระเงินล่วงหน้าและจากนั้นนำชำระเงินเหล่านั้นไปหักกลบกับใบแจ้งหนี้ในภายหลัง

ภาพรวมของกระบวนการชำระเงินล่วงหน้า (อัตราภาษีในประเทศไทยคือ 7%)

1. การสร้างใบสั่งซื้อ (หรือ ใบสั่งขาย):

   • ตัวอย่าง: 100 บาท + ภาษี 7 บาท = 107 บาท

2. บันทึกการชำระเงินล่วงหน้า:

   • การชำระเงินที่ทำกับใบสั่งซื้อ = 107 บาท (การชำระเงินล่วงหน้าโดยไม่มีใบแจ้งหนี้)

3. การสร้างใบแจ้งหนี้การซื้อ:

   • รวมทั้งหมด = 107 บาท ที่ชำระโดยการบันทึกการชำระเงินก่อนหน้านี้

เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทราบว่าวิธีนี้อนุญาตให้มีการชำระเงินโดยไม่มีใบแจ้งหนี้ ซึ่งหมายความว่าภาษีจะไม่ได้ถูกบันทึกในเวลาที่ชำระเงิน ในขณะที่อาจดูตรงไปตรงมา แต่ไม่สามารถใช้ได้ในประเทศไทยและหลายประเทศอื่น ๆ ซึ่งการชำระเงินล่วงหน้าจะต้องตรงกับใบกำกับภาษีเพื่อให้แน่ใจว่าหน้าที่ทางภาษีถูกบันทึกเมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้

อ้างอิง: เอกสาร ERPNext

เพื่อจัดการกับข้อจำกัดนี้ Ecosoft ได้พัฒนา Feature ใหม่ให้กับ ERPNext Thailand เราเรียกมันว่าเงินมัดจำ Deposit Invoicing

ด้วยเงินมัดจำใหม่ (Deposit Invoicing)

1. การสร้างใบสั่งซื้อ (หรือ ใบสั่งขาย):

   • ค่าใช้จ่าย 100 บาท + ภาษี 7 บาท = 107 บาท

2. สร้างใบแจ้งหนี้มัดจำ (ใบแจ้งหนี้การซื้อ):

   • เงินมัดจำ 10% = 10 บาท + ภาษี 0.7 บาท = 10.7 บาท
   • ชำระเงินใบแจ้งหนี้ปกติ

3. สร้างใบแจ้งหนี้การซื้อเต็มรูปแบบ จากใบสั่งซื้อ:

   • ค่าใช้จ่าย 100 บาท - หักเงินมัดจำ 10 บาท = 90 + VAT 6.3 = 96.3 บาท
   • ชำระเงินใบแจ้งหนี้ปกติ

วิธีนี้ช่วยให้ยอดรวมที่ต้องชำระคงอยู่ที่ 107 บาท โดยที่การชำระเงินและการออกใบแจ้งหนี้สะท้อนภาระภาษีอย่างถูกต้อง

มาดูกรณีการใช้งานที่ซับซ้อนมากขึ้นเป็นตัวอย่าง โดยเริ่มจากการตั้งค่าระบบ

การตั้งค่าระบบ

สร้างรายการเป็นรายการมัดจำ

ตั้งค่าเลขที่บัญชีเริ่มต้นสำหรับการบัญชีเงินมัดจำ

การตั้งค่าการขาย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฮไลต์ “อนุญาตให้มีอัตราเชิงลบสำหรับรายการ” เพื่อจัดการการคืนเงินมัดจำในใบแจ้งหนี้ถัดไป

กรณีการใช้งาน

1. ใบสั่งซื้อ: ซื้อคอมพิวเตอร์ 10 เครื่องที่ 10,000 บาทต่อเครื่อง รวมเป็น 100,000 บาท จากผู้จัดจำหน่าย A
2. เงินมัดจำ: 30% = 30,000 บาท จ่ายเมื่อเซ็นชื่อในใบสั่งซื้อ
3. งวดที่ 1: 40,000 บาท เมื่อคอมพิวเตอร์ 4 จาก 10 เครื่องถูกส่งมอบ หักเงินมัดจำ 4/10 x 30,000 บาท = 12,000 บาท
4. งวดที่ 2: 60,000 บาท เมื่อส่งมอบคอมพิวเตอร์ที่เหลือ 6 จาก 10 เครื่อง หักเงินมัดจำ 6/10 x 30,000 บาท = 18,000 บาท

1) สรุปใบสั่งซื้อ

ยอดที่ต้องชำระทั้งหมด: 107,000 บาท

2) ใบแจ้งหนี้มัดจำการซื้อ

30% ของยอดรวม คลิกที่ “สร้างใบแจ้งหนี้มัดจำ” เพื่อให้ผู้ใช้สามารถปรับเปอร์เซ็นต์และยอดเงินได้ตามต้องการ

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำการซื้อ

บัญชีแยกประเภท

3) ใบแจ้งหนี้การซื้อครั้งที่ 1 (40%)

สร้างใบรับสินค้าโดยปริมาณ = 4 แล้วสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับปริมาณ = 4

• การหักเงินมัดจำ: 12,000 บาท

เมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ ระบบคำนวณยอดที่จัดสรรตามวิธีที่กำหนด (ไม่ว่าจะเป็นเปอร์เซ็นต์ของใบรับสินค้าหรือยอดเต็มสำหรับใบแจ้งหนี้ถัดไป) ผู้ใช้งานยังสามารถกรอกค่าเองหรือคลิกที่ปุ่ม “รับมัดจำที่จ่าย” เพื่อคำนวณใหม่ตามที่ต้องการ

บัญชีแยกประเภท

4) ใบแจ้งหนี้การซื้อครั้งที่ 2 (60%)

ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้สุดท้าย

• การหักเงินมัดจำ: 18,000 บาท
  

หมายเหตุ

• ฟังก์ชันการทำงานนี้ใช้ได้เหมือนกันสำหรับรอบการขาย
• ในแท็บเงื่อนไขของใบสั่งขาย/ซื้อ เมื่อ Deposit on 1st Invoice = True หมายความว่าช่องแรกของใบแจ้งหนี้จะต้องเป็นเงินมัดจำ; มิฉะนั้นจะเป็นทางเลือก
• หากมีการสร้างใบแจ้งหนี้มัดจำ มันจะต้องเป็นใบแจ้งหนี้แรกของคำสั่งที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากจะใช้สำหรับการหักเงินมัดจำในใบแจ้งหนี้ถัดไป
• ระบบรองรับกรณีทั้งภาษีรวมและภาษีแยก (Included/Excluded VAT)
• สามารถสร้างใบแจ้งหนี้มัดจำได้เฉพาะจากใบสั่งขาย/ซื้อผ่านปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้มัดจำ”; อย่างไรก็ตาม:
  • ใบแจ้งหนี้ถัดไปสามารถทำงานในรูปแบบการผลักดันและดึง (รายการสามารถมาจากคำสั่ง)
  • ใบแจ้งหนี้เดียวสามารถดึงรายการจากหลายคำสั่งได้

by Kitti U.