การบริหารธุรกิจ Project-Based ด้วย Odoo

จากประสบการณ์ในการ Implement Project ที่เป็นธุรกิจ Project Based หนึ่งในความท้าทายของธุรกิจประเภทนี้คือ การคุมต้นทุนของ Project ให้ได้แบบ Real Time หรือเร็วที่สุดเท่าที่จะเร็วได้ เพื่อให้ผู้บริหารมองเห็นถึงกำไรก่อนที่จะขาดทุน

ดังนั้นในบทความนี้ อยากจะมาบอกเล่า และแชร์ประสบการณ์ในมุมมองของ Ecosoft ว่าเราสามารถช่วยแก้ปัญหาในจุดนี้ได้ยังไง

ภาพรวมธุรกิจประเภท Project Based

หัวใจสำคัญของธุรกิจ Project คือการคุมต้นทุนให้อยู่ ซึ่งแบ่งง่าย ๆ ได้เป็น 3 เรื่อง

1. คำนวณต้นทุนให้ถูกต้อง เพื่อให้คาดการณ์ได้ว่าจะมีกำไรเท่าไหร่
2. คุมต้นทุนไม่ให้เกินงบ ป้องกันไม่ให้ขาดทุน
3. ตรวจสอบความคืบหน้าของงานเทียบกับเงินที่เก็บได้ เพื่อประเมินความเสี่ยง Project นั้น ๆ

ทั้ง 3 ส่วนเชื่อมกันด้วยตัวเลขเดียวกัน คือต้นทุนที่ประเมินตอนขายจะกลายเป็น Budget ที่ใช้คุมงาน และเป็นฐานในการวัดความคืบหน้าในตอนท้าย

คำนวณต้นทุนให้ถูกต้อง

การประเมินต้นทุนจนถึงยืนยันใบเสนอราคา

กระบวนการแรกเริ่มของการทำ Project จะต้องเริ่มด้วยการคำนวณต้นทุนให้ถูกต้อง เพื่อประเมินกำไรใน Project นั้น ๆ ซึ่งภายในจะแยกย่อยเป็น 3 ส่วนหลักคือ

1. การประเมินต้นทุน Project (Cost Estimation)

   ต้องรู้ต้นทุนที่จะเกิดขึ้นกับ Project นั้น เช่น ชั่วโมง/จำนวนคน ค่าบริการ หรือสินค้าที่จะขาย เพื่อให้เห็นต้นทุน และคำนวณกำไรได้

2. ปรับปรุงใบเสนอราคา (Revision)

   ในการขาย Project ก่อนที่ลูกค้าจะซื้อกับเรา อาจจะต้องมีการปรับปรุง หรือสร้างใบเสนอราคาที่มีหลายทางเลือกให้ลูกค้า ซึ่งต้นทุนในแต่ละแบบก็จะแตกต่างกันไป แต่เมื่อลูกค้าสนใจทางเลือกไหน และยืนยันแล้ว เอกสารใบเสนอราคาใบอื่นควรจะยกเลิกให้อัตโนมัติ เพื่อไม่ต้องนำไปใช้อีก

3. การเซ็นรับทราบและอนุมัติใบเสนอราคา (Sale Order)

   เมื่อลูกค้าเซ็นอนุมัติ ใบเสนอราคาจะกลายเป็น Sale Order และเป็นจุดเริ่มต้นของ Project

คุมต้นทุนไม่ให้เกินงบ

การคุมงบประมาณ และการใช้จ่าย

กระบวนการถัดมาหลังจากเริ่มต้น Project จะเป็นการคุมงบ และใช้จ่ายตามงบประมาณที่มี เพื่อให้เป็นไปตาม Scope of Work แบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลักคือ

1. การคุมงบประมาณตามต้นทุน (Budget)

   • การใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับ Project เช่น Expense, Purchase หรือการดำเนินการอื่น ๆ จะต้องอยู่ภายใต้งบประมาณที่กำหนด
   • สามารถปรับปรุงงบประมาณได้โดยคนที่มีสิทธิ์ ซึ่งจะทำให้กำไรของ Project นั้นลดลง
   • ผู้ใช้งานสามารถเห็นข้อมูลการใช้จ่ายได้แบบ Real Time

2. รายละเอียดงานของ Project

   • สร้าง Task และกระจายงาน
   • บันทึก Timesheet
   • บันทึก Expense ที่เกิดขึ้นระหว่างทำงาน

3. การส่งสินค้า (Delivery Order)

   • หาก Project มีสินค้าที่ต้องส่ง ระบบจะบันทึก Budget เป็น Stock Commit ตั้งแต่ขั้นตอนการหยิบสินค้า (Pick) เพื่อจองงบประมาณไว้
   • เมื่อมีการส่งสินค้าออกจริง ระบบจะบันทึกต้นทุนเป็น Actual ทันที
   • หากสินค้าไม่มีในคลัง ผู้ใช้งานจะต้องดำเนินการสั่งซื้อก่อน ซึ่งต้นทุนที่เกิดขึ้นจะถูกนำมาควบคุมภายใต้งบประมาณของ Project เช่นกัน

ตรวจสอบความคืบหน้าของงานเทียบกับเงินที่เก็บได้

Progress vs Billing

เปรียบเทียบ % งาน, % งวดเงิน และ % ต้นทุน

ทุก Project ในระบบจะมีตัวเลข 3 ตัวที่ดูคู่กันเสมอ

• % งาน (Progress) มาจาก PM อัปเดตเองตามความคืบหน้าจริง
• % งวดเงิน (Invoice) มาจาก ยอดที่วางบิลจริง / มูลค่าสัญญา
• % ต้นทุน (Cost) ต้นทุนจริง / Budget

ตัวอย่าง: สัญญา 1,000,000 บาท Budget ต้นทุน 700,000 บาท สิ้นเดือนนี้

• PM แจ้งงานเสร็จ 40%
• วางบิลไปแล้ว 300,000 = 30%
• ต้นทุนจริง 350,000 = ใช้งบไป 50%

ทางบัญชีสามารถเลือกฐานในการปรับปรุงได้ 2 แบบคือ

1. Invoice & Progress

   ใช้ % งานจาก PM เทียบกับ % งวดเงิน
   รายได้ที่ควรรับรู้ = 40% * 1,000,000 = 400,000
   วางบิลแล้ว 300,000
   บันทึกรายได้ค้างรับ 100,000

   • เหมาะกับ Project ที่ต้นทุนไม่ได้เกิดตามเนื้องาน เช่น ต้องซื้อ Hardware ก้อนใหญ่ตั้งแต่ต้น ถ้าใช้ต้นทุนวัด % จะพุ่งเกินจริง

2. Invoice & Cost

   ใช้ % ต้นทุนเทียบกับ % งวดเงิน
   ต้นทุนจริง = 50% * 700,000 = 350,000
   วางบิลแล้ว 300,000
   ใช้เงินไปมากกว่าที่เก็บได้ 50,000

   • เหมาะกับ Project ที่ยังประเมินความคืบหน้าได้ไม่แม่นยำ หรือช่วงต้นของ Project เพราะเป็นวิธีที่ระมัดระวัง ใช้ตัวเลขจากระบบทั้งหมด ตรวจสอบย้อนกลับได้ ไม่ขึ้นกับการประเมินของคน

ตัวอย่างหน้าต่างการติดตาม Project

เมื่อกด Confirm ระบบจะสร้าง Journal Entry ตามส่วนต่างให้อัตโนมัติ โดยคู่บัญชีตั้งค่าได้ตามนโยบายบัญชีของแต่ละบริษัท และกลับรายการในวันแรกของเดือนถัดไป เพื่อให้สิ้นเดือนถัดไปคำนวณใหม่จากยอดสะสมโดยไม่นับซ้ำ

เมื่อมีทั้ง % งานและ % ต้นทุนอยู่คู่กัน ผู้บริหารจะเห็นทันทีว่าใช้เงินเร็วกว่างานหรือไม่

ในตัวอย่างนี้ งานไป 40% แต่ใช้งบไป 50% ถ้าอัตรานี้ต่อไปจนจบ ต้นทุนรวมจะอยู่ที่ประมาณ 350,000 ÷ 40% = 875,000 บาท เกิน Budget 175,000 และ Margin จะลดจาก 30% เหลือราว 12.5%

ทั้งนี้ตัวเลขเป็นการประมาณการเบื้องต้น ถ้า Project มีการซื้อของก้อนใหญ่ช่วงต้น % ต้นทุนจะนำหน้า % งานเป็นปกติ ผู้บริหารควรดูประกอบกับแผนต้นทุนของ Project นั้นด้วย

นี่คือสัญญาณที่เห็นได้ตั้งแต่กลาง Project ไม่ต้องรอปิดงานแล้วค่อยรู้ว่าขาดทุน

ธุรกิจ Project ไม่ได้ขาดทุนในวันที่ปิดงาน แต่ขาดทุนสะสมมาตั้งแต่วันที่ประเมินต้นทุนผิด ใช้งบเกินโดยไม่มีใครเห็น หรือเก็บเงินไม่ทันงาน

สิ่งที่เราออกแบบบน Odoo จึงเชื่อมทั้ง 3 ช่วงเข้าด้วยกัน

• ต้นทุนที่ประเมินตอนขาย กลายเป็น Budget ที่ใช้คุมงานจริง
• ทุกการใช้จ่าย ทั้งซื้อของ เบิกเงิน ค่าแรง และส่งสินค้า ถูกตัดจาก Budget ทันที
• ทุกสิ้นเดือน ผู้บริหารเห็น % งาน, % งวดเงิน และ % ต้นทุนคู่กัน พร้อมรู้ว่า Project ไหนกำลังหลุด Margin

ผลลัพธ์คือผู้บริหารรู้ว่า Project ไหนมีปัญหาตั้งแต่กลางทาง ยังมีเวลาแก้ ไม่ใช่รู้ตอนปิดงบปลายปี

ทั้งหมดนี้คือประสบการณ์ที่เราสั่งสมร่วมกับ Partner จนพัฒนาเป็น Product ที่ตอบโจทย์การทำงานจริงของธุรกิจ Project หากต้องการสอบถาม พูดคุยหรือแลกเปลี่ยนประสบการณ์สามารถสอบถามได้เลยครับ