Posts
ซอฟแวร์ ERP มีไว้ทำอะไร
เชื่อไหมว่า ก่อนที่จะมาทำงานตรงนี้ ดิฉันก็แทบไม่รู้คำตอบของคำถามนี้เหมือนกัน 🙂
ขอเล่าเรื่องนี้ให้ฟังดีกว่า
พอทำงานระยะหนึ่ง เราจะได้เห็นเพื่อนที่ร่ำเรียนมาด้วยกัน เติบโตได้ดิบได้ดี มีตำแหน่งรับผิดชอบดูแลศักยภาพขององค์กร อยู่หลายคน
ไม่กี่วันก่อน หนึ่งในนั้น ก็มาปรึกษาว่า ตอนนี้กระบวนการทำงานแต่ละแผนกที่บริษัทยุ่งเหยิงมาก ฝั่งเซลส์จะออก Quotaion แต่ละที ก็ทำใน spreadsheet พอจะกลับมาหาก็ต้องรื้อค้น หยิบผิดหยิบถูก พอขายไปแล้ว ฝ่ายส่งของ ก็ส่งตกๆหล่นๆ ยากที่จะ Track ว่าส่งไปแล้วหรือยังไม่ได้ส่ง ยิ่งพอมีเงื่อนไขพิเศษ ตามคำขอลูกค้า ยิ่งทำให้ทุกอย่างยากขึ้น พอถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้ ลูกค้าเคยเปลี่ยนที่อยู่ไว้แล้ว แต่ก็ไปหยิบ spreadsheet เก่าที่ใช้ที่อยู่เดิมแล้วลืม แก้ไม่ครบ ลูกค้าตีกลับมาใหม่ เหนื่อยทั้งคนขาย มีความไม่พอใจของลูกค้ากับความน่าเชื่อถือของบริษัทเป็นเดิมพัน ส่วนเรื่องสต๊อกนี่ลืมไปได้เลยว่ามีทุนจมอยู่เท่าไหร่
ลองนึกภาพว่าหากคุณเป็นลูกค้าของบริษัทนี้ ได้รับของที่ส่งไม่ครบ ใบแจ้งหนี้ออกผิด แก้รอบหนึ่งส่งมา เปลี่ยนที่ผิดไปอีกจุดหนึ่งบ่อยๆ คุณจะรู้สึกอย่างไร
และถ้าสมมติว่ามีบริษัทอื่นทำธุรกิจเดียวกัน ขายสินค้าที่ราคาใกล้เคียงกัน แต่กระบวนการทำงานกระชับฉับไวไม่ติดขัด คุณจะเลือกซื้อกับเจ้าไหน
เป็นเรื่องธรรมดา ที่มนุษย์กับความพลั้งเผลอเป็นของคู่กัน ความผิดพลาดจึงเกิดได้เสมอในทุกขั้นตอนทำงาน แต่สำหรับธุรกิจที่เวลาเทียบได้เป็นเงินเป็นทองแล้ว ยิ่งค้าขายได้เร็ว และถูกต้องเท่าไหร่ โอกาสสร้างกำไรก็มากขึ้นเท่านั้น
นี่แหละ คือ จุดที่คนเริ่มมองหา ERP มาช่วยส่งเสริมศักยภาพในธุรกิจ
แล้ว ERP ที่ว่า คืออะไรกันแน่?
ถ้าจะให้นิยาม ERP แบบเรียบง่ายที่สุดคือ ซอฟท์แวร์ที่สร้างแนวทางบริหารจัดการธุรกิจ วางกรอบขั้นตอนธุรกิจที่มาตรฐาน ในทุกกระบวนการ ตั้งแต่ HR, Sales, Purchase, Stock, Manufactoring และอื่นๆ เท่าที่ธุรกิจมาตรฐานจะมีได้ เรียกได้ว่า คลอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบ
แล้ว ERP ให้อะไรล่ะ?
แน่นอนว่าการที่องค์กรใดๆ จะลงทุน ลงแรง ใน ERP ไปใช้ ต้องแน่ใจก่อนว่า มันให้ประโยชน์อะไรได้บ้าง
ขอตัวอย่างคลาสสิก ต้องเริ่มจากคำถามที่ว่า ในแต่ละวันที่ผ่านไปของธุรกิจซื้อขาย คุณรู้หรือไม่ว่า
-
คุณขายอะไรให้ใครได้เท่าไหร่ คุณควรต่อยอดส่งเสริมการขายกับลูกค้ารายไหนดี
-
อะไรคือสินค้าตัวเจ๋งของคุณ ร้านสาขาไหนขายอะไรได้ดี สินค้าอะไรต้องสต๊อกไว้เยอะๆ ให้ทันใจลูกค้า สินค้าอะไรขายยาก ทุนจม ซื้อครั้งเดียวก็เพียงพอแล้ว
-
ภายในเดือนนี้คุณจะมีรายรับที่เรียกเก็บตามใบแจ้งหนี้เท่าไหร่ คุณหมุนเงินอย่างไรได้บ้าง
วิธีการที่ธุรกิจของคุณใช้อยู่ในปัจจุบัน สามารถให้คำตอบเหล่านี้กับคุณอยู่แล้วหรือไม่
หากคุณสามารถเห็นข้อมูลความเป็นไปของธุรกิจได้อย่างชัดเจน เห็นแนวโน้ม ส่วนได้ ส่วนเสีย ส่วนเสี่ยง ของธุรกิจตัวเอง คุณจะตัดสินใจอะไรๆ ได้ดีขึ้นแค่ไหนสิ่งนึงที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือ ERP ไม่ได้ช่วยแค่ผู้บริหารเท่านั้น แต่ยังให้ความชัดเจนของขั้นตอนทำงานกับพนักงานให้เป็นระบบระเบียบ แต่ละวันพนักงานในองค์กร ก็มีหน้าที่ทำตามขั้นตอนที่วางไว้ แล้วให้ ERP ช่วยเก็บข้อมูลการดำเนินงานให้ ลดการผิดพลาด ตอบโจทย์ลูกค้าได้ทันท่วงที
การลงทุน ลงแรงในช่วงแรกๆ จะไม่เสียเปล่าเลย หากผลของมันคือ โอกาสในการบริหารธุรกิจที่ดีกว่าที่เคยเป็นมา
Complex Sales Commission
Commission is something seem easy, yet never easy. What make it difficult is not the calculation method itself, but more into how and when the readily calculated commission can be released too sales people. For example, some company may says, OK, we have SO we have Invoice, commission is calculated, but to release it, the invoice must has been paid first. Some says, not enough, the money must be in the bank too. Some says, need the be paid on time and the selling price must not too low, etc…and guess what, it could be more complex than this especially when deal with SMEs.
We Ecosoft found that, the commission module from OpenERP can not satisfy our customer requirement, and so we build a new module from the ground up. This module is “Sales Commission Calculation” and again with open source spirit, now it is freely available at http://apps.openerp.com (search for sale_commission_calc).
Our commission module is very much focus on the release condition of commissions, which we think is very important for our customer requirement. For the commission calculation, though at the beginning we have 5 method (for most customers, it is enough), but we have make sure that our code is good enough for easy extension.
The concept of Sales Commission Calculation module
Each Salesperson (or Team) will have 1 Worksheet per Period. Each worksheet will list commission lines, each with a calculated commission to be released as Commission Invoice. Commission amount will be created based on the Commission Rule assiged to each Salesperson (or Team). Whether each commission line is “Ready” will be based Release Conditions specified for each salesperson / team. If those conditions are met (e.g., is paid, due date, etc) the commission line status will be changed to “Ready”, and the commission invoice then can be created for that particular salesperson. And whether or not the commission is ready, user can always force release or skip.
Working Steps
- Assign commission rule and release conditions for all salesperson / sales team. Use Configuration > Salesperson (or Sales Team).
- In each Sales Order, as salesperson assigned, resulting Customer Invoice will have that salesperson / team in “Salesperson/Team and Commission” section of Other Info tab. This mark this invoices as eligible for commision for this salesperson.
- Create Commission Worksheet for Salesperson / Team vs Period of interest.
- Click “Calculate Commission” in the worksheet to list all eligible invoices of the period. System check for the commission readiness of each line.
- Confirm this worksheet to freeze the commission lines, and make it ready to Create Commission Invoice.
- For lines stated as “Ready”, click “Create Commission Invoice” button will create Commission Invoices.
- Worksheet state will be “Done” as all lines stated as “Ready” has been created as Commission Invoices.
Menus / Windows
Module Commission Calc located under Sales Module
Working Windows
- Salesperson Worksheet: The worksheet is the main window to work on. One worksheet can be created for a person in a period.Following are the states of this worksheet.
- Draft -> As the worksheet is created. User can click “Calculate Commission” to create commission lines
- Confirmed -> As user reviewed the worksheet and approve as is. Once confirmed, no more lines can be added. But the status of each line can get updated as times goes. During this state, user can click “Create Commission Invoices” for which line with status “Ready” will be used, after that, status will change to “Done”
- Done -> As all commission with status “Ready” has been created as commission invoices, the status will be changed to “Done” automatically.
- Cancelled -> As user decide not to give any commission to this salesperson.
“Commission Invoices” Tab will show commission invoice created from this worksheet.
- Team Worksheet: Work exactly the same as Salesperson. Each salesperson in team will get the same commission, meaning, when generate Commission Invoices, each person will get his/her copy of Commission Invoices. E.g., 3 person in a team. When click “Create Commission Invoices”, 3 commission invoices will be created, each for each person.
Setup Windows
Commission Rules
- Commission Rules: Multiple Rules can be created. The amount of calculation will be based on Invoice Amount. Currently, there are 5 commission calculation methods available.
- Fixed Commission Rate -> Commission = [Commission Rate] * [Base Amount]
- Product Category Commission Rate -> Commission = SUM([Category Rate] * [Product Line Base Amount])
- Product Commission Rate -> Commission = SUM([Product Rate] * [Product Line Base Amount])
- Product Commission Rate Step -> Commission = SUM([Product Rate] * [Product Line Base Amount]), where [Product Rate] is based on the Sales Unit Price.
- Commission Rate by Order Amount -> Commission = [Commission Rate] * [Base Amount], where [Commission Rate] depends on the amount of invoice.
Commission Rates
- Product Rates: product rate configuration window
- Product Rate Price Step: product rate by sales unit price configuration window
- Product Category Rates: product category rate configuration window
Configurations
- Salespersons: define “Applied Commission Rule” and release conditions for each sales person.
- Sale Teams: define “Applied Commission Rule” and release conditions for each team.
Note: Condition consist of -> “Last Pay Due Date”, “Require Paid Invoice”, “Require Payment Detail Posted”, “Allow Overdue” and “Buffer Days”
- Update Invoices: this wizard help assign salesperson / sales team to the unassigned invoices, mainly for backward compatibility.
- Create Worksheet(s): this wizard help create all uncreated draft worksheet for all salesperson / sales team in one go.
Group / Securities
- See Own Worksheet: see only their own worksheet in readonly mode.
- User: full access in all windows and operation, except can not confirm worksheet.
- Manager: full access in all windows, and can confirm worksheet.