ระบบ ERP คืออะไร? อธิบายแบบเข้าใจง่าย

หลายคนน่าจะเคยได้ยิน “ระบบ ERP” พอฟังแล้วรู้สึกว่าดูเป็นระบบใหญ่และไกลตัว หรืออาจจะเจอคำนี้ตอนประชุม ตอนที่เจ้านายอยากหาโซลูชันมาช่วยให้การทำงานมันดีขึ้น หลังจากที่แต่ละแผนกเริ่มมีปัญหา รู้สึกว่างานหนักเพราะต้องทำงานซ้ำซ้อน ข้อมูลแต่ละแผนกก็ไม่ตรงกัน ต้องเสียเวลาตรวจสอบ แต่พอถามต่อว่า ERP คืออะไรจริง ๆ คำตอบที่ได้ก็มักยาวและเต็มศัพท์ จนยิ่งงง

บทความนี้เลยอยากจะมาอธิบายภาพให้ชัดขึ้นหน่อย ว่า ERP มันคืออะไร จะช่วยลดปัญหาของบริษัทในแต่ละวันยังไง และเมื่อไหร่ที่ธุรกิจควรเริ่มสนใจ

ก่อนอื่น.. ให้ลองสมมติบริษัทขายสินค้าชิ้นหนึ่ง

ขั้นตอนจะเป็น

ฝ่ายขาย รับออเดอร์แล้วจดไว้ในชีตของตัวเอง
ฝ่ายคลัง ก็ดูอีกชีตว่ามีของพอไหม แล้วค่อยตัดสต็อกในไฟล์ของฝ่ายคลัง
ฝ่ายบัญชีรู้ทีหลังตอนได้รับเอกสารจากทางฝ่ายขายและฝ่ายคลังส่งต่อมา จึงคีย์ยอดขายและลูกหนี้ในโปรแกรมบัญชี

วิธีนี้อาจยังพอทำงานได้ แต่ระหว่างทางก็มีโอกาสที่ข้อมูลจะตกหล่น เช่น ของถูกจองแล้วแต่คลังยังไม่รู้ บัญชีเห็นตัวเลขช้ากว่าความเป็นจริง หรือแต่ละฝ่ายถือไฟล์คนละเวอร์ชันแล้วกระทบยอดกันไม่ตรง

ERP จะเข้ามาช่วยตรงจุดนี้ มันคือซอฟต์แวร์ที่จะช่วยเชื่อมโยงให้หลายแผนกทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกันมากขึ้น แทนการส่งไฟล์ไปมาหรือคีย์ข้อมูลซ้ำคนละที่ เมื่อฝ่ายขายบันทึกใบสั่งขาย ในขณะเดียวกันฝ่ายคลังก็สามารถเปิดดูรายการเพื่อเช็กของและเตรียมส่งได้ พอถึงขั้นตอนส่งสินค้าและออกใบแจ้งหนี้ ข้อมูลก็ส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีทำงานต่อได้โดยที่ไม่ต้องเริ่มคีย์ใหม่ทุกครั้ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับส่วนงานและวิธีที่ตั้งค่าไว้

ชื่อเต็มของ ERP คือ Enterprise Resource Planning หรือระบบบริหารทรัพยากรองค์กร ถ้าตัดศัพท์ยาว ๆ ออก ใจความหลักคือ “ให้งานสำคัญของบริษัทเชื่อมกันบนระบบเดียว”

แต่ระบบ ERP ที่จะช่วยให้กระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ได้เกิดขึ้นเองทันทีหลังติดตั้ง จะต้องมีการทำความเข้าใจ เลือกโมดูล ออกแบบกระบวนการทำงาน การตั้งค่า การปรับแต่งระบบ และการที่ทีมคุยกันชัดว่าข้อมูลไหลจากไหนไปไหน

แล้วในระบบมักมีงานส่วนไหนบ้าง

ระบบส่วนใหญ่แบ่งตามงานที่บริษัททำอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องเปิดใช้ทุกอย่างตั้งแต่วันแรก ควรเลือกส่วนที่จำเป็นก่อน แล้วค่อยขยายทีหลังได้

ส่วนงานที่พบบ่อย จะเป็นส่วนงานหลักที่ช่วยดูแลเรื่องสต็อกและการเงิน เช่น

งานบัญชีและการเงิน - บันทึกบัญชี เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ภาษี และงบการเงิน
งานจัดซื้อ - ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ การอนุมัติ และข้อมูลผู้ขาย
งานขายและลูกค้า - ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย และการติดตามลูกค้า
คลังสินค้า - รับ-จ่ายสินค้า สต็อกหลายคลัง และต้นทุน

และในบางธุรกิจก็ยังมี

การผลิต - สูตรการผลิต และใบสั่งผลิต
โครงการ - งาน เวลา และต้นทุนรายโครงการ
บุคคล - ข้อมูลพนักงาน การลา และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

โดยควรเลือกโมดูลที่จะช่วยงานหลัก เช่น การขาย การบริหารคลัง ต้นทุนและการเงินบัญชีก่อน แล้วค่อยขยายส่วนอื่น ๆ จะทำให้เริ่มได้ชัดกว่าการอยากทำทุกอย่างพร้อมกัน

ช่วยได้ตรงไหน และอะไรที่ระบบทำแทนไม่ได้

ถ้าข้อมูลเชื่อมกันดี และคนใช้งานบันทึกตรงจุดที่ควรบันทึก ประโยชน์ที่มักเห็นชัดคืองานซ้ำลดลง เพราะไม่ต้องคีย์เรื่องเดียวกันหลายที่ ทุกฝ่ายอ้างอิงตัวเลขจากแหล่งเดียวกันได้ง่ายขึ้น ผู้บริหารดูรายงานได้เร็วขึ้น โดยไม่ต้องรอรวมไฟล์จากหลายแผนก และเมื่อธุรกิจโต ก็ขยายส่วนงานเพิ่มได้โดยไม่ต้องเริ่มใหม่จากศูนย์

ก่อนเริ่มใช้ ERP เราจึงควรตรวจข้อมูลให้เรียบร้อยก่อน เช่น รายชื่อลูกค้ามีซ้ำไหม และยอดสินค้าในไฟล์ตรงกับของจริงหรือเปล่า เพราะถ้านำข้อมูลที่ผิดเข้าไป ระบบใหม่ก็ยังแสดงข้อมูลผิดอยู่ หลังเริ่มใช้ แต่ละแผนกก็ควรตกลงกันว่าใครจะบันทึกและตรวจข้อมูลส่วนไหน เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและใช้งานต่อได้

พูดสั้น ๆ คือระบบช่วยจัดระเบียบและเชื่อมงานได้ แต่ทีมยังต้องเตรียมข้อมูล ตกลงวิธีทำงาน และใช้งานจริงอย่างสม่ำเสมอ

แล้ว ERP แบบโอเพ่นซอร์สต่างจากแบบอื่นยังไง

พอเริ่มมองหาระบบ มักเจอทั้งแบบที่มีค่าไลเซนส์ตามจำนวนผู้ใช้ และแบบโอเพ่นซอร์สอย่าง Odoo Community หรือ ERPNext

จุดที่หลายธุรกิจสนใจในแบบโอเพ่นซอร์สคือ เข้าถึงซอร์สโค้ดได้ (ชุดคำสั่งที่นักพัฒนาใช้ปรับปรุงระบบต่อได้) และในสองระบบนี้มักไม่มีค่าไลเซนส์ตามจำนวนผู้ใช้ในตัวซอฟต์แวร์เอง บริษัทจึงควรคุยให้ชัดว่าใครเข้าถึงและดูแลโค้ดกับข้อมูลได้บ้าง รวมถึงจะส่งต่องานดูแลระบบในอนาคตอย่างไร

แต่ไม่ได้แปลว่าซอฟต์แวร์แบบโอเพ่นซอร์สจะไม่มีค่าใช้จ่ายเลย ยังมีค่าที่ปรึกษาและวางระบบ ค่าปรับแต่งหรือพัฒนาส่วนเพิ่มเติม ค่าโฮสติ้งหรือเซิร์ฟเวอร์ ค่าอบรม และค่าดูแลต่อเนื่อง รวมถึงเวลาของคนในบริษัทที่ต้องมานั่งคุย ทดสอบ และเรียนรู้ระบบ

ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สแต่ละตัวมีเงื่อนไขไม่เหมือนกัน ก่อนตัดสินใจ ควรดูทั้งฟีเจอร์ที่ต้องการ แนวทางดูแลระยะยาว และความชัดเจนในการเป็นเจ้าของระบบ ไม่ใช่ดูแค่ชื่อว่าเป็นโอเพ่นซอร์สแล้วจบ

ธุรกิจแบบไหนควรเริ่มมองหา ERP และแบบไหนยังไม่ต้องรีบ

ERP มักคุ้มค่ากับการเริ่มศึกษา ถ้ามีหลายแผนกที่ต้องส่งต่อข้อมูลกันบ่อย ปิดงบช้า ตัวเลขจากแต่ละฝ่ายไม่ตรงกัน มีสต็อกหรือการผลิตที่ต้องตามของจริง หรือวางแผนเติบโตแล้วอยากได้ระบบที่สามารถขยายต่อได้

ถ้าธุรกิจยังเล็ก งานเรียบง่าย และ Excel ยังคุมงานได้ดีอยู่ อาจยังไม่ต้องรีบเปลี่ยนทั้งระบบ แต่ถ้าทีมเริ่มใช้เวลากับการตามไฟล์ กระทบยอด หรือถามกันไปมาว่าตัวเลขไหนถูกต้อง มากกว่าทำงานหลัก ก็อาจถึงเวลาลองมองหาตัวช่วยแล้ว

ไม่ต้องรู้ทุกอย่างก่อนวันแรก แค่เข้าใจภาพรวมว่า ERP คืออะไร อยากแก้ปัญหาอะไร และงานส่วนไหนสำคัญสุดช่วงแรก ก็พอเริ่มคุยกับทีมหรือผู้ให้บริการได้แล้ว

กำลังมองหาคนให้คำปรึกษา

ถ้ากำลังศึกษาว่าระบบไหนเข้ากับงานธุรกิจ และอยากคุยภาพรวม ทีม Ecosoft ให้บริการให้คำปรึกษาและวางระบบ ERP โอเพ่นซอร์สทั้ง Odoo และ ERPNext โดยคำนึงถึงหลักบัญชีและภาษีไทย สอบถามเพิ่มได้ที่ sales@ecosoft.co.th