ERP ที่ดีควรมีคุณสมบัติอะไรบ้าง

ครั้งแรกที่ได้ยินคำว่า ERP คือในช่วงเรียนป.โทเมื่อหลายสิบปีก่อน อ.ได้นำเล่าถึงระบบ ERP โดยเฉพาะ SAP ว่าเป็นซอฟต์แวร์การจัดการธุรกิจที่เชื่อมโยงทุกอย่างในองค์กรและมีราคาสูงได้ถึงหลัก 100 ล้าน! ฟังแล้วรู้สึกทั้งสงสัยและประหลาดใจว่าอะไรทำให้ ERP ราคาสูงขนาดนั้น

จนกระทั่งในสิบกว่าปีหลังมานี้ ได้มีโอกาสได้ลงมือทำ Open Source ERP หลายตัว เช่น Adempiere, Odoo และ ERPNext นอกจากนี้ยังเคยทำโปรเจคที่ลูกค้าเปลี่ยนจากระบบ SAP มาใช้ Open Source ERP ด้วย ทำให้ผมเริ่มเข้าใจถึงคุณค่าของ ERP และเข้าใจว่าคุณสมบัติใดที่ทำให้ระบบ ERP แตกต่างจากระบบอื่นๆ

ในโพสต์นี้ผมจะไม่พูดถึง Business Features นะครับ ถือว่าเป็นสิ่งที่ระบบต้องมีอยู่แล้ว และจริงๆแล้วหากจะพูดถึง Business Features เหล่านั้น ต้องพิจารณาลงลึกเป็นเรื่องๆไป ดังนั้นในโพสต์นี้ ผมจึงขอนำเสนอ 5 คุณสมบัติสำคัญที่สำรวจจากประสบการณ์ตรง:

1. ระบบต้องใช้งานง่าย (User Friendly)

คุณอาจแปลกใจที่ผมเลือกข้อนี้เป็นอันดับแรก เพราะปกติ ERP มีชื่อเสียงในเรื่องความใช้ยากจากข้อมูลจำนวนมากในแต่ละหน้าจอ แต่ความจริงคือ ERP มีผลกระทบต่อทุกคนในองค์กรและส่วนใหญ่มักไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง การทำระบบ ERP จน Go Live ถือว่าท้าทาย ถ้าผู้ใช้งานสามารถรับมือกับระบบใหม่ได้ง่ายขึ้น ก็จะช่วยลดแรงเสียดทานในช่วงการวางระบบ และเมื่อระบบเริ่มถูกใช้งานจริง ก็จะเป็นระบบที่คนในองค์กรต้องใช้ไปอีกนาน ดังนั้นผมขอให้ข้อนี้เป็นอันดับหนึ่ง

2. ต้องจัดการข้อมูลได้ถูกต้องและเชื่อถือได้ (Data Integrity)

ERP มีหน้าที่จัดการเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กร เอกสารตั้งต้นที่สัมพันธ์กันต้องถูกเชื่อมโยงและมีสถานะที่ถูกต้อง เช่น ขั้นตอนจาก Lead ไปยัง Sales Invoice หรือ Payment Entry ทุกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารเดียวกันต้องมีความสอดคล้อง ซึ่งหากมีการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานะหรือวันที่ ระบบต้องสามารถติดตามและนำเสนอการเปลี่ยนแปลงแบบมีประสิทธิภาพ เพื่อความมั่นใจในความถูกต้องของข้อมูล เข่น เอกสาร Sales Order ไม่ควรยกเลิกได้หาก Sales Invoice ที่เกี่ยวข้องถูกทำจ่ายไปแล้ว เป็นต้น

3. ต้องมีความเข้มงวดในการเข้าถึงข้อมูล (Data Security)

ระบบ ERP ที่มีคนใช้งานหลายกลุ่ม แต่หลายเอกสารก็มีความอ่อนไหวมาก เช่น เงินเดือน ค่าคอมมมิชชั่น การเงิน ดังนั้นการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลทั้งจากหน้าบ้านและหลังบ้าน (API) ทั้งในระดับเอกสาร ระดับฟิลด์ และระดับบุคคล สำคัญมาก ในยุคที่ข้อมูลและความเป็นส่วนตัวขององค์กรมีความสำคัญอย่างยิ่ง (ให้นึกถึงว่า พนักงานบางคนหลุดเข้าไปเห็นเงินเดือนของผู้บริหาร จะเกิดอะไรได้บ้าง) ระบบ ERP ที่ดีต้องมีการออกแบบความปลอดภัยสำหรับข้อมูลอย่างเข้มงวด มีการเข้ารหัสข้อมูลและตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงที่เชื่อถือได้ เพื่อป้องกันการเข้าถึงและการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

4. เปิดให้เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้แบบไม่กั๊ก (Open API)

มันสำคัญเป็นอย่างยิ่งที่ ERP สามารถเชื่อมโยงกับระบบภายนอกได้แบบไม่มีกั๊ก จากประสบการณ์ที่ผ่านมา หลายองค์กรติดต่อมาที่ Ecosoft ต้องการเปลี่ยนระบบเพียงเพราะว่าระบบเก่าไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ น่าเสียดายและเสียเวลาที่ลงทุนลงแรงไป ไม่ว่าจะเป็น CRM, ระบบการเงิน หรือการจัดการสินค้าคงคลัง ข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้มีความสำคัญกับระบบอื่นๆมาก Open API เพื่อให้การพัฒนาฟังก์ชั่นต่างๆของ ERP สามารถตอบสนองต่อความต้องการเฉพาะขององค์กรในอนาคต ซึ่งข้อนี้ต้องถือว่า Open Source ได้เปรียบระบบแบบปิดอื่นๆ

5. ต้องดูแลรักษาได้ง่ายในระยะยาว (Ease of Maintenance)

ในที่นี้ผมหมายความถึงทั้ง 1) การปรับแต่งระบบได้ง่ายเพื่อตอบสนองธุรกิจที่เปลี่ยนไป และ 2) การอัพเกรดระบบเป็นเวอร์ชั่นในอนาคตได้ตลอดเพื่อให้ระบบทันสมัยอยู่เสมอ การเลือกใช้ ERP ที่ง่ายต่อการดูแลรักษาจะช่วยประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดการระบบในระยะยาว เรื่องนี้สามารถอ่านประสบการณ์ตรงได้จากโพสต์ ทำไม ERPNext จึงถูกเลือกให้เป็น ERP ตัวใหม่สำหรับ MH

สรุป

การเลือก ERP ที่เหมาะสมและมีคุณภาพนั้นควรพิจารณาจากหลายปัจจัย รวมถึงการใช้งานที่สะดวก ความถูกต้องของข้อมูล ความปลอดภัย ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ และการดูแลรักษาที่ง่าย เพื่อให้มั่นใจว่าการลงทุนในซอฟต์แวร์นี้จะทำให้เกิดผลตอบแทนที่คุ้มค่าในระยะยาว

ในอดีต ฟีเจอร์เหล่านี้มีให้กับซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ราคาแพงเท่านั้น แต่ในปัจจุบันสิ่งที่กล่าวทั้งหมดเป็นคุณสมบัติที่สำคัญที่ Ecosoft เลือก Open Source ERP อย่าง ERPNext และ Odoo

หวังว่าประสบการณ์ของผมในเรื่อง ERP จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของความสำคัญและคุณสมบัติที่ควรพิจารณาในการเลือกใช้ระบบ ERP อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น! หากมีคำถามเพิ่มเติมหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับ ERP ยินดีที่จะตอบเสมอครับ!

By Kitti U.