แนะนำ ข้อมูลบัญชีเบื้องต้นที่ควร Import เข้าระบบ Odoo

การ import ผังบัญชีเพียงอย่างเดียวนั้น ไม่สามารถทำให้ระบบใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ ด้วยเหตุนี้จึงต้อง import ข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชีด้วย เพื่อให้ระบบสามารถใช้งานได้

ในบทความนี้ จะกล่าวถึง

• ไฟล์ต่างๆที่ต้องเตรียม
• การตั้งค่าสิทธิ์ในการเข้า Chart of accounts
• การ import ประเภทบัญชี
• การ import ผังบัญชี
• การ import ภาษี
• การ import สมุดรายวัน
• การตั้งค่า default บัญชีของลูกค้าและผู้ขาย (default เหมือนบริษัทตนเอง)
• การตั้งค่า default บัญชีของสินค้า

ไฟล์ต่างๆที่ต้องเตรียม

1. ประเภทบัญชี หรือ Account Types โดยในไฟล์จะต้องมีข้อมูลอย่างน้อย ดังนี้

   • ID
   • Account Type
   • Type (Regular, Receivable, Payable, Liquidity)
   • Internal Group
   • Bring Accounts Balance Forward

2. ผังบัญชี หรือ Chart of Accounts โดยในไฟล์จะต้องมีข้อมูลอย่างน้อย ดังนี้

   • ID
   • Code
   • Name
   • Type
   • Allow Reconciliation

3. ภาษี หรือ Taxes โดยในไฟล์จะต้องมีข้อมูลอย่างน้อย ดังนี้

   • ID
   • Tax Name
   • Tax Scope (Sales, Purchases, None)
   • Tax Computation (Group of Taxes, Fixed, Percentage of Price, Percentage of Price Tax Included)
   • Amount
   • Repartition for Invoices
     • %
     • Base On
     • Account
   • Repartition for Credit Notes
     • %
     • Base On
     • Account

4. สมุดรายวัน หรือ Journals โดยในไฟล์จะต้องมีข้อมูลอย่างน้อย ดังนี้

   • ID
   • Journal Name
   • Type (Sales, Purchase, Cash, Bank, Miscellaneous)
   • Short Code

เพิ่มเติม

• ไม่จำเป็นและไม่แนะนำให้ import Account Types เพราะว่าในระบบมี Account Types ที่เป็นมาตรฐานให้อยู่แล้ว และการแก้ไข Account Types จะมีผลกระทบในการออกรายงานต่างๆภายในระบบ
• install โมดูล account_menu เพื่อให้สามารถเข้าหน้าเมนูต่างๆของบัญชีได้

การตั้งค่าสิทธิ์ในการเข้า Chart of accounts

1. เปิด Developer Mode
2. เข้าไปที่ Settings -> Users & Companies ->Users
3. เลือก User ที่ต้องการตั้งค่า
4. เลือก Show Full Accounting Features

Before

After

การ import ประเภทบัญชี

ระบบมีข้อมูลประเภทบัญชี (Account Types) ที่เป็นมาตรฐานให้ และสามารถ import เพิ่มเข้าไปได้ แต่ไม่แนะนำ เนื่องจากการ import เพิ่มเข้าไปหรือมีการแก้ไขประเภทบัญชี (Account Types) จะมีผลกระทบในการออกรายงานต่างๆภายในระบบ

หากต้องการ Import ประเภทบัญชี (Account Types) มีวิธีดังนี้

1. เข้าไปที่ Invoicing -> Configuration -> Account Types (ต้อง install โมดูล account_menu ก่อน)
2. กดที่ปุ่ม Import
3. กดที่ปุ่ม Load file หลังจากนั้น เลือกไฟล์ที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Import

ตัวอย่างไฟล์ที่ใช้ import

การ import ผังบัญชี

1. เข้าไปที่ Invoicing -> Configuration -> Chart of Accounts
2. กดที่ปุ่ม Import
3. กดที่ปุ่ม Load file หลังจากนั้น เลือกไฟล์ที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Import

ตัวอย่างไฟล์ที่ใช้ import

การ import ภาษี

1. เข้าไปที่ Invoicing -> Configuration -> Taxes
2. กดที่ปุ่ม Import
3. กดที่ปุ่ม Load file หลังจากนั้น เลือกไฟล์ที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Import

ตัวอย่างไฟล์ที่ใช้ import

การ import สมุดรายวัน

1. เข้าไปที่ Invoicing -> Configuration -> Journals
2. กดที่ปุ่ม Import
3. กดที่ปุ่ม Load file หลังจากนั้น เลือกไฟล์ที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Import

ตัวอย่างไฟล์ที่ใช้ import

การตั้งค่า default บัญชีของลูกค้าและผู้ขาย (default เหมือนบริษัทตนเอง)

1. เข้าไปที่ Settings -> Users & Companies -> Companies
2. เลือกบริษัทของตนเอง
3. เข้าไปที่ Contact ของบริษัท
4. เข้าไปที่แท็บ Invoicing แล้ว ตั้งค่า Account Receivable และ Account Payable
5. เข้าไปที่ Settings -> Technical -> Company Properties
6. เข้าไปลบ Resource ของ record ที่ชื่อ property_account_receivable_id และ propery_account_payable_id

การตั้งค่า default บัญชีของสินค้า

1. เข้าไปที่ Settings -> Technical -> Company Properties
2. กดที่ปุ่ม Create
3. เลือก Field ที่ Field Name เป็น property_account_income_id และ Model เป็น Product Template
4. เลือก Type เป็น Many2One
5. ใส่ Value ในรูปแบบของ model,id เช่น account.account,22
6. ทำข้อ 1-5 อีกครั้ง แต่เปลี่ยนจาก property_account_income_id เป็น property_account_expense_id

by Pimolnat